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項(xiàng)目經(jīng)理如何提高溝通能力
溝通問題可能是組織中最普遍的問題。在所有的項(xiàng)目管理技能中，溝通是最重要的。大項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作就是與項(xiàng)目干系人溝通，在某種程度上，項(xiàng)目的成敗取決于項(xiàng)目干系人之間溝通的有效性。多數(shù)組織中都有大量的交談，卻沒有大量的溝通。溝通的雙方都存在問題，講話者沒有有效地講話，聽話者沒有良好的傾聽技巧。有效的溝通需要信息發(fā)送方與接收方共同努力。能靠自己解決溝通問題嗎？也許不能完全改變這種狀況，但通過努力可以提高“命中率”。
公眾自我：自己知道、他人也知道的信息。
盲區(qū)自我：他人知道、自己不知道的信息。
隱私自我：自己知道、他人不知道的信息，這些信息有的是知識性的、經(jīng)驗(yàn)性的，甚至是創(chuàng)造性思維的結(jié)果。
未知自我：自己不知道、他人也不知道的信息。這是潛意識、潛在需要，是一個(gè)大小難以確定的潛在知識。
約哈利之窗不是靜止的而是動態(tài)的，我們可以通過內(nèi)、外部的努力改變約哈利之窗四個(gè)區(qū)域的分布。也就是當(dāng)我們公開的、隱私的事實(shí)放大了，那么我們的盲區(qū)和未知相對就變小了。
在一個(gè)值得信任的關(guān)系中把自己公開地表露給另一個(gè)人是逐漸理解自我的重要一步。如果你真想與別人建立良好的關(guān)系和溝通，你必須愿意披露自己的一些事情，幫助別人了解你自己。當(dāng)然，這一定是個(gè)交互的過程。如果對方封閉，那就很難了解他。我們彼此之間了解越多，溝通就越有效。根據(jù)約哈里之窗，這意味著你要向?qū)Ψ酵嘎陡嗟摹半[私自我”。
如果某人只讓你知道他表面上的一些事情，而不讓你知道他的其他事情，你就不可能了解他，也不可能與他建立良好關(guān)系。遺憾的是，有些公司彌漫著猜疑和恐懼的氣氛，員工不愿讓人了解，任何試圖了解他們的做法都會遭到抱怨。他們害怕，你了解他們就是要利用他們。
建立與他人良好關(guān)系的溝通模式是：循序漸進(jìn)地使用自己的隱私自我與他人了解信息的未知自我進(jìn)行交換。
03.積極有效地傾聽
自然賦予我們?nèi)祟愐粡堊?，兩只耳朵，也就是讓我們多聽少說。
——蘇格拉底
很多溝通問題的根源都在于不良的傾聽習(xí)慣。有效地傾聽，不僅要聽詞語，還要聽詞語所表示的意思，包括對講話者感受的理解。而且，不注意講話者的感受，可能會使其感到不被重視或不被理解。
應(yīng)該學(xué)習(xí)積極傾聽，而不是消極傾聽。如果某個(gè)人對講話者的反應(yīng)只是“啊，是啊”，點(diǎn)頭稱是，或者說“我明白”，這就是消極傾聽。講話者無法知道傾聽者是真聽懂了，還是自認(rèn)為聽懂了。如果人們彼此厭煩，就幾乎總會覺得別人不理解自己，不理解自己對某個(gè)問題的立場。積極傾聽就是要讓別人確信你已經(jīng)聽了，而且理解了。
導(dǎo)致人們不能有效傾聽的原因主要有3個(gè)。
? 對講話者所說的事情沒有興趣。
? 傾聽者正在考慮如何應(yīng)答講話者所說的話，錯(cuò)過了講話者正在講的內(nèi)容。
? 傾聽者受噪聲、周圍活動及先前某件事的影響，而注意力不集中。
傾聽的技巧
? 保持興趣并留心，集中精力傾聽。當(dāng)你表現(xiàn)出專注及感興趣時(shí)，對方也會變得更有興趣且更活躍。
? 盡量不要分心。在會見他人時(shí)，請?jiān)谀愕臅r(shí)間安排表中預(yù)留出時(shí)間，以便你可以100%關(guān)注這個(gè)人和他的問題。? 耐心。要有耐心，不要打斷別人。
? 跟上對方的想法。盡量不要跑題或困在一個(gè)想法上，這可能具有挑戰(zhàn)性。替對方的想法進(jìn)行總結(jié)或排列主次順序可能對他們有用。
? 提供反饋。反饋可以通過對對方所陳述的內(nèi)容進(jìn)行改述、通過提問明確你的理解或?qū)δ懵牭降膬?nèi)容做出解釋來實(shí)現(xiàn)。這可以顯示出你正在傾聽。
? 確定主要問題。在傾聽的時(shí)候，確定出談話的要點(diǎn)，這樣你可以在稍后的討論中進(jìn)行總結(jié)。
? 避免預(yù)先判斷。在你從對方的觀點(diǎn)中聽到所有的細(xì)節(jié)之前，盡量不要預(yù)判問題。
? 記筆記。不會分散注意力的方式是記筆記。如果你記筆記，別人會覺得你對待事情嚴(yán)肅認(rèn)真。筆記還可以在下一次碰頭的時(shí)候作為參考。
? 總結(jié)要點(diǎn)。在討論結(jié)束時(shí)總結(jié)要點(diǎn)，并詢問對方是否同意。另一個(gè)有用的方法是請對方對討論的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)。
04.信息表達(dá)要簡明規(guī)范
信息要簡潔明了、重點(diǎn)明確、表述規(guī)范，請記住 KISS 原則（Keep It Simple and Short）。準(zhǔn)確規(guī)范的信息不僅看起來清晰、理解起來容易，而且還會給人以良好的感覺，因?yàn)橐?guī)范程度就是管理程度的反映。
05.先處理情緒 再處理問題
對情緒處理不當(dāng)時(shí)常會導(dǎo)致溝通障礙。一個(gè)常見的情況是對憤怒情緒的處理，有些人害怕別人認(rèn)為自己的行為欠妥，就學(xué)會了壓制憤怒情緒。但這會導(dǎo)致一個(gè)問題，就是會積累消極因素，至一定程度終會導(dǎo)致一次爆發(fā)。這種爆發(fā)可能是感情方面的，也可能是身體方面的。
項(xiàng)目中發(fā)生的問題，有時(shí)很微妙。問題與情緒糾結(jié)在一起，很難完全分開，“就事論事”這種話也難以實(shí)現(xiàn)。所謂項(xiàng)目問題其實(shí)是“情緒”問題，情緒是由某些事累積導(dǎo)致的。即便是事情解決了，情緒也往往沒有消失，而會對后續(xù)事情繼續(xù)產(chǎn)生影響。
感知“情緒”是項(xiàng)目經(jīng)理重要的管理技能?！跋忍幚砬榫w，再處理問題”是一個(gè)重要原則。情緒好了，問題都好解決；情緒壞了，一切都是問題。
06.打破溝通轉(zhuǎn)折
人們經(jīng)常認(rèn)為自己的行為是對他人行為的反應(yīng)。在個(gè)體之間的持續(xù)交流中，這稱為溝通轉(zhuǎn)折。
一旦出現(xiàn)溝通轉(zhuǎn)折，就很難停止，交流就變成永無盡頭的游戲。這是許多沖突的本質(zhì)，并且說明了沖突為什么很難解決——雙方都認(rèn)為自己的行為只是對另一方的反應(yīng)，他們會告訴你：“如果他沒有那樣做，我肯定不會這樣做。”
只有一種方法能結(jié)束這種無終點(diǎn)游戲，那就是打破原有模式。前蘇聯(lián)的戈?duì)柊蛦谭蛟谲妭涓傎愔凶龅搅诉@一點(diǎn)。在美蘇軍備競賽中，一方增加武器，另一方以增加武器為反應(yīng)。雙方都付出了巨大代價(jià)在武器競賽上。戈?duì)柊蛦谭驅(qū)锔f：“我不準(zhǔn)備把你當(dāng)敵人?！彼麤]有等美國做出反應(yīng)，就開始對前蘇聯(lián)進(jìn)行裁軍，原有模式終于打破了。
